Datenschutzerklärung

Erklärung zur Informationspflicht

der
Coachfox GmbH
Strehlgasse 18/7, 1190 Wien

für die Nutzung von
Coachfox (https://www.coachfox.com)

Stand: 24.05.2018

Allgemeines

Terminbuchung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003) zum Schutz, zum rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten. Im Folgenden erfahren Sie, welche Informationen im Rahmen der Nutzung der Services der Coachfox GmbH einschließlich der Nutzung der Coachfox Webseite (https://coachfox.com/) („Webseite“) gegebenenfalls erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

Coachfox wird Daten, die der Nutzer im Rahmen der Registrierung auf der Coachfox Plattform und/oder bei der Nutzung der Services bekannt gibt, ausschließlich zum Zwecke der Bereitstellung von Services (Vertragserfüllung) und in Entsprechung der österreichischen und europäischen Datenschutzregelungen verarbeiten und nutzen.

Für die Inanspruchnahme unserer Services sind allein diese Datenschutzbestimmungen, ergänzt durch unsere Nutzungsbedingungen, in der jeweils aktuellsten Fassung, maßgeblich. Diese Datenschutzbestimmungen gelten für weibliche und männliche Nutzer gleichermaßen, auch wenn zur besseren Lesbarkeit nur die männliche Form verwendet wird.

Sämtliche bei uns oder etwaigen Auftragsverarbeitern gespeicherten Daten werden bestmöglich unter Anwendung aktueller Sicherheitsstandards gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Zerstörung, Löschung, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen geschützt. Coachfox wendet dafür umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen mit einem Standard an, der mindestens den gesetzlichen Vorgaben im Sinne der DSGVO entspricht. Coachfox und seine Mitarbeiter sind stets zur Einhaltung des Datengeheimnisses im Sinne der DSGVO verpflichtet.

Sämtliche von uns erhobene, personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und unterliegen daher angemessenen Datenschutzbestimmungen. Eine Übermittlung von Daten an Unternehmen außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung. Dies gilt auch für von uns zur Datenverarbeitung beauftragte Dienstleister. Die Server, auf denen die personenbezogenen Daten unserer Kunden gespeichert sind, liegen in Frankfurt am Main (Deutschland).

Umfang der Datenverarbeitung
Die Coachfox GmbH (Strehlgasse 18/7, 1190 Wien, Österreich) betreibt die Internetplattform Coachfox, auf der Dienstleistungsanbieter mit Dienstleistungsnutzern zusammengeführt werden um verschiedenste Arten von Beratungs- bzw. Coaching-Gesprächen durch die Bereitstellung diverser technischer Funktionen in Anspruch zu nehmen bzw. entgeltlich anbieten zu können.

  • „Nutzer“ ist jede Person, die über Coachfox veröffentlichte Dienstleistungen in Anspruch nimmt bzw. über Coachfox Dienstleistungen anbietet.
  • „Anbieter“ ist ein privater oder unternehmerischer Nutzer (natürliche oder juristische Person), der eine gewisse Dienstleistung auf der Coachfox Plattform anbietet.
  • „Kunde“ ist ein privater oder unternehmerischer Nutzer, der über die Coachfox Plattform Dienstleistungsangebote in Anspruch nimmt.

Datenerfassung aller Nutzer (Log files)

Rufen Sie Coachfox Webseite als Besucher auf, auch ohne sich zu registrieren oder einzuloggen, werden Serverprotokolldateien von Ihrem Server an den Webserver von Coachfox übermittelt, welche technisch bedingt für das Aufrufen von Informationen notwendig sind. Folgende Daten werden im Rahmen der Serverprotokolldateien erhoben:

  • IP-Adresse
  • Die von Ihnen abgerufenen Inhalte von Coachfox
  • Die von Ihnen zuvor besuchte Webseite, die auf die Coachfox Webseite verwiesen hat
  • Browsertyp und Browserversion
  • Bildschirmauflösung
  • Übertragene Datenmenge
  • Meldung über erfolgreichen Abruf
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendetes Endgerät
  • Spracheinstellungen
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind für Coachfox keinen bestimmten Personen zuordenbar und eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Auf die automatische Übertragung dieser Daten hat Coachfox keinen Einfluss. Sie können diese automatische Datenübertragung jedoch direkt in Ihrem Endgerät bzw. Browser einstellen und diese gegebenenfalls einschränken.  Die o.g. Serverprotokolldateien werden 14 Tage lang gespeichert, danach werden alle erhobenen IP-Adressen anonymisiert und lediglich für Qualitätssicherungs-, Webseitenoptimierungs- und statistische Zwecke verwendet. 

Die von Coachfox zur Verfügung gestellten Dienstleistungen und Inhalte richten sich an Menschen ab 18 Jahren. Jede Person, die Coachfox verwendet, muss daher das 18. Lebensjahr vollendet haben.

Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet so genannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät vorübergehend abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an.

Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten und um ein Wiederkennen bei einem nachfolgenden Besuch zu ermöglichen. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben bzw. generell ausschließen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Nutzung unserer Webseite beeinträchtigt werden. Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebotes und unseres Webauftritts. Da uns die Privatsphäre unserer Nutzer wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert. Die pseudonymisierten Nutzerdaten werden für die Dauer von 6 Monaten aufbewahrt.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie per Kontaktformular auf der Coachfox Webseite, per Coachfox Kundenservice-Chat oder per E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden Ihre angegebenen Daten ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen sechs Monate bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Im Falle einer Kontaktaufnahme durch einen Besucher über den Coachfox Kundenservice-Chat wird ein Cookie platziert, um eine Beantwortung etwaiger Fragen zu ermöglichen.

Newsletter

Sie haben die Möglichkeit, über unsere Webseite oder bei Registrierung auf unserer Webseite unseren Newsletter zu abonnieren. Wenn Sie den Newsletter empfangen möchten, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Sobald Sie sich für den Newsletter angemeldet haben, senden wir Ihnen ein Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten werden nur für den Versand der Newsletter verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der Email-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann über einen Link im Newsletter oder per Mitteilung an folgende E-Mail-Adresse erfolgen: office@coachfox.com. Wir löschen anschließend umgehend Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand. 

Registrierte Nutzer

Um die Services von Coachfox sachgemäß nutzen zu können, müssen Sie sich registrieren und dafür bestimmte Daten angeben. Über diese für die Nutzung erforderlichen und bei der Nutzung der Services generierten Daten hinaus, können Sie freiwillig auch weitere Informationen über sich angeben.

Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme der Übermittlung der Kreditkartendaten an den abwickelnden Zahlungsdienstleister Mangopay zum Zwecke der Abwicklung etwaiger Zahlungen (Zahlungsempfänge an Anbieter, Zahlungen durch Kunden) sowie an unseren Steuerberater zur Erfüllung unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen.

Bei Abbruch des Registrierungs- oder Buchungsvorganges werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht. Sofern ein Nutzer eine Löschung seines Coachfox Kontos verlangt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern diese nicht aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden müssen (z.B. sieben Jahre steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO).

Datenverarbeitung von Kunden

Bei der Verwendung von Coachfox zur Buchung von Terminen mit Anbietern, erhebt und verwendet Coachfox folgende personenbezogene Daten im Zuge des Registrierungsprozesses.

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort
  • Ausgewählter Anbieter
  • Ausgewählte Einheitslänge
  • Ausgewählte Art des Gesprächs (Video, Audio oder persönlich)
  • Telefonnummer (optional)

Coachfox erhebt die o.g. Daten, da sie für die Buchung von Terminen für Leistungen von Anbietern und zur sachgerechten Abwicklung dieser benötigt werden. Coachfox übermittelt im Falle einer gesendeten Terminbuchung die angegebenen Daten des Kunden an den jeweiligen Anbieter. 

Coachfox verwendet die von Kunden erhobenen Daten anonymisiert zur Erstellung von Statistiken und zur internen Weiterentwicklung der angebotenen Software-Leistungen. Coachfox behält sich das Recht vor, anonymisierte Daten zu statistischen Zwecken auch an Anbieter zu übermitteln.

Bei einer Buchung von Terminen mit einem Anbieter, erhebt Coachfox zusätzlich folgende Daten, um die Zahlungsabwicklung durchführen zu können, welche direkt an den Zahlungsdienstleiter Mangopay weitergegeben werden.

  • Kreditkarteninformationen

Anbieter

Für Anbieter, welche Coachfox zur Abwicklung ihrer Kundeninteraktion verwenden, erhebt und verwendet Coachfox zusätzlich folgende personenbezogene Daten für den nachfolgend beschriebenen Zweck.

Bei einer Registrierung als Anbieter werden folgende Daten erhoben:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort
  • Telefonnummer
  • Angebotene Einheitslängen der Dienstleistung
  • Webseite (optional)
  • Profilbild (optional)
  • Adresse der Dienstleistungserbringung (optional, lediglich bei Angebot von persönlichen Gesprächen)
  • Titel (optional)
  • Beruf (optional)
  • Angabe aller relevanten professionellen und beruflichen Qualifikationen (optional)
  • Selbstbeschreibung (optional)

Zum Zwecke der angemessenen Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung werden unter Anbetracht der geforderten KYC Bestimmungen zusätzlich folgende personenbezogene Daten erfasst:

  • Firmenlaut
  • Preise der Dienstleistungen je Einheitslänge
  • Geschlecht
  • Anwendbarer Mehrwertsteuersatz
  • Anwendbare Stornierungsbedingungen
  • Rechnungsadresse
  • Bankkontoverbindung (IBAN, BIC)
  • UID-Nummer
  • Geburtsdatum
  • Nationalität

Die o.a. Daten sind zur Erbringung der von Coachfox angebotenen, kostenpflichtigen Leistungen notwendig. Der Anbieter stimmt zu, dass ein Großteil der o.g. Daten, insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Webseite, Titel, Profilbild, Einheitslängen und Preise des Angebots, Adresse der Dienstleistungserbringung, Beruf und Stornierungsbedingungen, sowie angegebene Qualifikationen und Beschreibungen öffentlich im jeweiligen Anbieterprofil angezeigt werden. Bei Erstellung einer Rechnung durch Coachfox werden darüber hinaus alle rechnungsrelevanten Daten mit dem jeweiligen Kunden geteilt, insbesondere die Rechnungsadresse, der Mehrwertsteuersatz und eine etwaige UID-Nummer. Gewisse Daten, insbesondere Nationalität, Geburtsdatum und Adresse werden aufgrund der gesetzlichen KYC Bestimmungen erhoben und unserem Zahlungsdienstleister, gemeinsam mit allen anderen zahlungsrelevanten Daten weitergegeben. 

Zahlungsabwicklung 

Damit wir Ihnen alle Funktionen von Coachfox anbieten können, bedienen wir uns ausgewählten Dienstleistern, die in unserem Auftrag und Namen ihre Daten verarbeiten. Wir geben dabei Daten nur im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Auftragsverarbeitung an von uns sorgfältig ausgewählte und schriftlich beauftragte Dienstleister weiter. Coachfox verwendet den Zahlungsdienstleister Mangopay SA (10 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg) um Zahlungen gemäß den Nutzungsbedingungen sicher abzuwickeln und Kreditkarteninformationen sicher zu speichern. Dafür ist die Weitergabe gewisser Nutzerdaten erforderlich, um die aufsichtsrechtlichen Anforderungen der Nutzeridentifizierung (KYC –Erfordernis) zu erfüllen und ein Zahlungskonto für den Nutzer zu errichten um den Zahlungsverkehr zu ermöglichen. Weitere Informationen zu Mangopay können im Impressum von Mangopay (https://www.mangopay.com/de/legal-notices/) bzw. in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (https://www.mangopay.com/terms/Mangopay_Terms-DE.pdf) abgerufen werden.

Videogespräch

Für die über Coachfox abgewickelten Videogespräche wird in erster Linie unser eigenes selbst-gehostetes Video System, welches auf der Open-Source Technologie WebRTC basiert und verschlüsselt ist, verwendet. Um etwaige Verbindungsschwierigkeiten bei bestimmten Endgeräten oder Softwareumgebungen zu verhindern, ermöglichen wir dem Nutzer als Backup, manuell zu einem unserer zwei Anbieter, Tokbox (TokBox, Inc., 501 2nd Street, Suite 310, San Francisco CA 94107) oder Twilio (Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105) zu wechseln. Beide Anbieter sind DSGVO konform. Bei jeder Verbindung mit dem Videogesprächsserver wird eine eindeutige Sitzungs-ID erstellt, über die beide Parteien in Verbindung treten können. Bei diesem Prozess werden keine personenbezogenen Daten an die jeweiligen Anbieter gesendet.

Mailings, SMS und Benachrichtigungen

Als E-Mail und SMS Gateway nützen wir den europäischen Anbieter Mailjet (Mailjet GmbH, Rankestr. 21, 10789 Berlin, Deutschland). Mailjet ist 27001 ISO und DSGVO konform. Coachfox sendet ab Registrierung bei Coachfox automatisierte Benachrichtigungen via E-Mail oder optional via SMS an Nutzer, welche zum Zwecke der erfolgreichen und erleichterten Abwicklung der Coachfox Funktionen dient. E-Mails, welche über Mailjet versendet werden, sind beispielsweise Registrierungsbestätigungen, Benachrichtigungen über Terminanfragen oder empfangene Nachrichten, Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Rechnungszustellungen.

Kalendersynchronisierung

Als Anbieter haben Sie die Möglichkeit, eine Kalendersynchronisierung mit Ihrem Google Kalender vorzunehmen. Wird diese Option in Anspruch genommen, erlauben Sie Ihrem Google Kalender das Teilen Ihrer Kalenderdaten mit uns, wobei weder Titel noch Teilnehmer der Kalendereinträge übertragen wird, sondern lediglich das Datum, die Zeit und die Dauer. Dies dient dem Zweck der adäquaten Präsentation Ihres Kalenders auf Ihrem Profil. Des Weiteren muss das Akzeptieren von Coachfox Push-Einträgen aktiviert werden um eine erfolgreiche Kalendersynchronisierung zu ermöglichen.

Webanalyse

Da uns der Schutz Ihrer Daten ein besonderes Anliegen ist, verwenden wir keine Webanalysesysteme von Drittparteien wie Google Analytics. Stattdessen nutzen wir ein selbst-gehostetes System, basierend auf einer Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe und Log-Dateien. Dabei werden Cookies verwendet und auf Ihrem Computer gespeichert, welche uns die Möglichkeit geben, die Benutzung unserer Webseite durch Sie zu analysieren. Die IP-Adresse wird sofort nach Verarbeitung anonymisiert und auf unseren eigenen Servern gespeichert. Die Daten dienen lediglich zu Qualitätssicherungs- und statistischen Zwecken.

Verwendung von Facebook Social Plugins

Coachfox erlaubt die Registrierung mittels Social Plugins („Plugins“) des sozialen Netzwerkes facebook.com, welches von der Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland betrieben wird („Facebook“). Die Plugins sind an einem der Facebook Logos erkennbar.

Wenn ein Nutzer sich mittles des Facebook Plugins registriert oder anmeldet, baut sein Browser eine direkte Verbindung mit den Servern von Facebook auf. Der Inhalt des Plugins wird von Facebook direkt an Ihren Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. Coachfox hat daher keinen Einfluss auf den Umfang der Daten, die Facebook mit Hilfe dieses Plugins erhebt und informiert die Nutzer daher entsprechend seinem Kenntnisstand:

Durch die Einbindung der Plugins erhält Facebook die Information, dass ein Nutzer die entsprechende Seite des Angebots aufgerufen hat. Ist der Nutzer bei Facebook eingeloggt, kann Facebook den Besuch seinem Facebook-Konto zuordnen. Wenn Nutzer mit den Plugins interagieren, zum Beispiel den Like Button betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information von Ihrem Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert. Falls ein Nutzer kein Mitglied von Facebook ist, besteht trotzdem die Möglichkeit, dass Facebook seine IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert. Laut Facebook wird in Deutschland nur eine anonymisierte IP-Adresse gespeichert.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie die diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre der Nutzer, können diese den Datenschutzhinweisen von Facebook entnehmen: https://www.facebook.com/about/privacy/.

Wenn ein Nutzer Facebookmitglied ist und nicht möchte, dass Facebook über dieses Angebot Daten über ihn sammelt und mit seinen bei Facebook gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, muss er sich vor dem Besuch des Internetauftritts bei Facebook ausloggen bzw. die Funktion mittels Facebook Plugins nicht verwenden. Weitere Einstellungen und Widersprüche zur Nutzung von Daten für Werbezwecke, sind innerhalb der Facebook-Profileinstellungen möglich: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

Weitergabe von Nutzer-Daten

Personenbezogene Nutzerdaten werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung sowie aus zwingenden rechtlichen Gründen an Dritte weitergegeben. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Coachfox haben eine schriftliche Erklärung unterzeichnet, wonach ihnen die Weitergabe von Nutzerdaten an Dritte untersagt ist.

Nutzer stimmen der Weitergabe ihrer Daten zu, sofern diese zur Abwicklung der gewünschten Coachfox Leistungen benötigt werden. Die übermittelten Daten sind auf das erforderliche Minimum beschränkt. Nur im Falle einer gesetzlichen oder per Gerichtsbeschluss geforderten Verpflichtung, werden Daten an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden weitergegeben.

Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Bestehens Ihres Coachfox Kontos. Sie können Ihr Coachfox Konto jedoch jederzeit kündigen oder auch sperren. Wir werden Ihre Daten dann löschen, sofern wir nicht gesetzlich zur weiteren Speicherung oder Aufbewahrung verpflichtet sind. Soweit die Daten noch zur Abwicklung von ausstehenden Transaktionen erforderlich sind, erfolgt die Löschung frühestens nach Abwicklung dieser Transaktionen.

Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf unentgeltliche Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Sie können sämtliche dieser Rechte geltend machen, indem Sie sich unter office@coachfox.com an uns wenden. Coachfox steht Ihnen auch bei sonstigen Fragen zum Thema Datenschutz und der Verarbeitung Ihrer Daten unter office@coachfox.com zur Verfügung.

Alle angegebenen Nutzerdaten können Sie außerdem selbstständig im eigenen Profil aktualisieren. Davon ausgenommen ist die E-Mail-Adresse, welche zu Identifikationszwecken dient und daher nur auf Anfrage per E-Mail an office@coachfox.com geändert werden kann.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde. 

Anpassungen der Datenschutzerklärung

Coachfox behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und zu ergänzen. Jegliche Anpassungen werden auf www.coachfox.com veröffentlicht und gelten ab Datum der Veröffentlichung.  Daher sollten Sie diese Datenschutzhinweise regelmäßig abrufen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Durch Ihre fortgesetzte Nutzung stimmen Sie der jeweils aktuellsten Fassung mit den entsprechenden Änderungen und/oder Ergänzungen zu.

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Coachfox GmbH
Strehlgasse 18/7, 1190 Wien
Firmenbuchnummer: 464148 x
Handelsgericht Wien
Telefon: +43 664 22 606 17

E-Mail: office@coachfox.com

Datenschutzbestimmungen: https://coachfox.com/datenschutz/
UID-Nr.: ATU72275637

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